Guía para hacer reuniones de forma eficiente

¿Realmente pueden hacerse reuniones efectivas y recuperar el control de su calendario?
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A veces odiamos las reuniones. Todos hemos vivido ese incómodo momento en el que nuestro calendario se llena de citas, unas cortas y otras largas que le restan fluidez al trabajo durante el día y peor aún si no han sido planeadas o notificadas previamente. Algunas hacen sentir como si perdiéramos el tiempo, otras nunca llegan a una conclusión clara y varias simplemente quedan abiertas a un próximo encuentro. Sin embargo, querámoslo o no muchas veces son necesarias y difíciles de evadir; entonces ¿realmente pueden hacerse reuniones efectivas y recuperar el control de su calendario?

Paul Axtell, autor del libro Las reuniones importan: 8 estrategias de gran alcance para conversaciones notables, afirma que la “reunionitis” es un fenómeno que afecta a todas las empresas. "La gente está resignada. Han abandonado la esperanza de que reunirse pueda ser diferente. La gente está buscando tácticas, consejos e ideas efectivas y no siempre funcionan”. Pero no hay que rendirse. Existen acciones sencillas que pueden ayudar a condensar el tiempo y a hacer efectiva la comunicación entre las personas realmente interesadas en un tema específico sin dejar cabos sueltos. Como siempre, es mejor dejar las inquietudes para el final.

  1. Reuniones pequeñas. No más de siete personas

No existe un número exacto de asistentes con la que podamos dar fe de que la reunión será efectiva. Sin embargo, según Francesca Gino profesora de la Escuela de Negocios de Harvard y autora del libro Distracciones ¿Por qué nuestras decisiones se descarrilan y cómo podemos seguir el plan?, sugiere que mantener una reunión pequeña es beneficioso para aprender y captar fácilmente el lenguaje corporal de los asistentes que presenten dudas, inconformidades o ideas sobre el tema. Además, es más fácil brindar la palabra a pocas personas cuando el tiempo es limitado, pues hay atención mutua y retroalimentación que con mayor cantidad de personas sería imposible tener. Esto no quiere decir que si la reunión requiere la presencia de 20 personas será un fracaso; simplemente requiere mayor planeación respecto al tiempo en que se debe ceder la palabra y ser un buen conversador para cortar en el momento adecuado.

  1. Prohibir el uso de dispositivos

No nos engañemos, cualquier dispositivo nos distrae y más aún cuando está conectado a cualquier red inalámbrica. Muchos de los asistentes piensan que durante la reunión pueden terminar de redactar un correo, enviar un informe o actualizarse en Twitter mientras escuchan lo que se dice, pero la investigación de Gino demuestra lo contrario. “Los estudios muestran que una persona que intenta realizar varias tareas a la vez tarda un 50% más para realizarla y comete hasta un 50% más de errores". Por otra parte, muchas personas consideran que es una falta de respeto estar pendiente del teléfono cuando se están tratando temas importantes y compartiendo ideas que conciernen a un equipo, pues le restamos importancia a las opiniones de compañeros que tal vez sí estuvieron atentos nuestros puntos de vista. Así que lo mejor es desconectarse, escuchar y proponer.

  1. Que no duren más de una hora

Menos tiempo implica mayor atención. Muchas veces en las reuniones se deben tomar decisiones importantes en poco tiempo, por lo que es más efectivo hacer un trabajo mental-grupal bajo presión para que no haya lugar a distracciones o a dejar todo para última hora. Esto no quiere decir que todas las reuniones deban ser condensadas a media hora pues hay temas que evidentemente tomarán más tiempo, pero la presión sobre la hora puede hacer que se generen más preguntas y se hable de lo relevante.

  1. Las reuniones de pie son más productivas

Podría sonar como un truco para sacar a todos más rápido de la oficina, pero Gino afirma que hay datos que demuestran que de esta manera la comunicación es más efectiva, pues la ausencia de comodidad hace que las reuniones sean aproximadamente un 34% más cortas y que se generan las mismas soluciones.

  1. Asegúrese de que todos participen y llamé la atención del que no lo haga

Algunas personas no sienten la confianza para participar o compartir ideas hasta que se les pregunta; así que como líder de la reunión es importante motivar a los más tímidos y hacerles saber que es un espacio abierto a ideas, pues para muchos asistentes también puede resultar incómoda la presencia de esos silenciosos que parecieran no tener compromiso con el tema a tratar. Con lo más retraídos es importante hablar previamente para solicitar su participación, así tendrán tiempo de planear lo que quieren decir.

  1. No organice reuniones solo para actualizar a las personas

Esta sí será una verdadera pérdida de tiempo pues no es necesario usar horas valiosas para transmitir información que fácilmente se puede enviar vía correo electrónico. Este tipo de reuniones no solo consumen tiempo y energía, sino que también disminuyen el nivel de compromiso por parte de los asistentes. Tenga en cuenta que menos, es más.

  1. Establezca un orden del día y tenga claro el tema central de la reunión

Tener clara una agenda de puntos importantes para la reunión y planificarla hará más efectivo no solo el hecho de encontrar soluciones sino también de resolver inquietudes. Axtell y Gino sugieren que “se debe explicar qué va a pasar para que los participantes lleguen y sepan qué es lo que van a hacer o sobre qué deben hablar”. La improvisación es la peor enemiga de estos encuentros de oficina pues demorará la toma de decisiones y dispersará los objetivos.

 

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